Prospektointi
Mitä vanhentuneet yhteystiedot maksavat myynnillenne?
Lyhyesti: Vanhentuneet yhteystiedot maksavat myynnille turhina yhteydenottoina, käsin tehtävinä korjauksina ja menetettynä työaikana. Ennen yhteystietopalvelun sopimuksen jatkamista kannattaa erottaa vanhentunut tieto, väärä rooli ja puuttuva tieto sekä laskea niiden aiheuttama lisätyö omasta aineistosta.
Vertaa nykyistä listaasi: kuvaile kohderyhmäsi omin sanoin ja katso, montako yritystä ja kontaktia löytyy samalla rajauksella. Tili tarvitaan vasta, kun haluat ladata tiedot.
Mistä yhteystietojen laatukustannus syntyy?
Yhteystietopalvelun lasku näkyy taloushallinnossa. Huonon tiedon kustannus sen sijaan jakautuu myyjien kalentereihin, markkinoinnin selvitystyöhön ja CRM:n korjausjonoihin. Siksi edulliselta näyttävä sopimus voi tulla kalliiksi, vaikka tietojen lataaminen olisi helppoa.
Käytetään läpi artikkelin kuvitteellista esimerkkiä: 50 hengen taloushallinnon ohjelmistoyritys tavoittelee Suomessa toimivien, 20–100 henkeä työllistävien teollisuusyritysten talousjohtajia ja talouspäälliköitä. Yrityksellä on jo yhteystietopalvelu, jonka sopimus on päättymässä.
Sen kannattaa luokitella havaitut ongelmat kolmeen ryhmään:
| Ongelma | Mitä esimerkkiyrityksessä tapahtuu? | Mistä lisätyö syntyy? |
|---|---|---|
| Vanhentunut tieto | Henkilö on vaihtanut työnantajaa tai yhteystieto ei enää toimi. | Myyjä yrittää tavoittaa henkilöä ja etsii lopulta korvaavan kontaktin. |
| Väärä rooli | Henkilö työskentelee yrityksessä, mutta vastaa muusta kuin taloushallinnosta. | Keskustelu ei etene oikeaan aiheeseen, ja myyjä selvittää vastuuhenkilön uudelleen. |
| Puuttuva tieto | Kohdeyrityksestä puuttuu sopiva henkilö tai tarvittava yhteydenottokanava. | Myyjä täydentää tiedot käsin tai jättää yrityksen käsittelemättä. |
Roolien tunnistamisesta lisää päättäjäoppaassa.
Sopikaa hyväksymiskriteerit ennen tarkastusta. Muuten sama tietue voi olla markkinoinnin mielestä kunnossa ja myynnin mielestä käyttökelvoton.
Miten muutat hukkatyön euroiksi?
Aloita yksinkertaisesta laskelmasta. Erota tietovirheet vastaamatta jättämisestä: tavoittamatta jäänyt henkilö ei vielä tarkoita vanhentunutta yhteystietoa.
Oletetaan, että esimerkkiyrityksen listalla on 1 000 kontaktia. Niistä 15 % osoittautuu käyttökelvottomiksi, ja jokaiseen kohdistuu kolme turhaa yhteydenottoyritystä. Yhteen yritykseen kuluu valmisteluineen ja kirjauksineen viisi minuuttia.
| Laskennan vaihe | Esimerkkiluku tai laskutoimitus | Tulos |
|---|---|---|
| Käsiteltävä lista | 1 000 kontaktia | 1 000 kontaktia |
| Käyttökelvottomat kontaktit | 1 000 × 15 % | 150 kontaktia |
| Turhat yhteydenottoyritykset | 150 × 3 | 450 yritystä |
| Käytetty työaika | 450 × 5 minuuttia | 2 250 minuuttia eli 37,5 tuntia |
| Työajan kustannus, oletus 50 €/h | 37,5 tuntia × 50 €/h | 1 875 € |
Laskentakaava on siis: kontaktien määrä × käyttökelvottomien osuus × turhien yritysten määrä × minuutit yritystä kohti. Jaa tulos 60:llä ja kerro oman organisaatiosi tuntikustannuksella.
Luvut ovat esimerkkejä: korvaa ne omilla havainnoillasi. Esimerkin 1 875 euroa kuvaa vain turhiin yrityksiin käytettyä työaikaa, ei korvaavien henkilöiden etsimistä, CRM:n korjaamista tai menetettyjen kauppojen arvoa.
Mitkä kulut jäävät helposti raporttien ulkopuolelle?
- Palautuvat viestit ja lähettäjän maine. Palautuvat viestit aiheuttavat osoitteiden selvittämistä, poistojen käsittelyä ja uusien kontaktien etsintää. Virheellisiin osoitteisiin lähettäminen voi myös heikentää lähettäjän mainetta. Erottele palautumissyyt: täysi postilaatikko ja olematon osoite ovat eri ongelmia.
- Virheet CRM:ssä. Vanhentunut työnantaja, väärä tehtävänimike tai päällekkäinen henkilö voi ohjata yhteydenoton väärälle myyjälle. Tarkista, millä kentällä henkilö tunnistetaan ja mitä tuonnissa päivitetään. CRM-tuonnin ohje auttaa tarkastelemaan tätä työvaihetta.
- Vääristyneet kampanjatulokset. Väärille henkilöille lähetetyn viestin heikko vastausmäärä voidaan tulkita tarjouksen ongelmaksi. Raportoi erikseen kohderyhmään sopivuus, yhteystiedon toimivuus ja kampanjan tulos, jotta korjaat oikeaa asiaa.
Mitä nykyiseltä yhteystietopalvelulta kannattaa kysyä?
Pyydä vastaukset kirjallisesti ennen jatkosopimusta. Yleinen kuvaus tietokannan päivittämisestä ei vielä kerro yksittäisen kontaktin tilanteesta.
- Milloin tiedot on tarkistettu? Kysy erikseen sähköpostista, puhelimesta, työnantajasta ja tehtävästä. Selvitä, tarkoittaako päivämäärä tarkistusta vai pelkkää tietueen muokkausta.
- Miten vastuualue ja organisaatiotaso määritellään? Riittääkö tehtävänimike vai voiko hakua rajata esimerkiksi taloushallintoon ja johtotasoon? Pyydä nähtäväksi, miten rajaus toimii oman kohderyhmäsi kohdalla.
- Voiko yhteystietovaatimuksen valita? Saatko vain sähköpostin sisältävät kontaktit, vain puhelimen sisältävät, vähintään jommankumman sisältävät tai molemmat sisältävät?
- Miten uudet ja päivittyneet tiedot löytyvät? Voiko aiemman haun muutoksia seurata, ja miten erotat uuden henkilön korjatusta tietueesta?
- Miten virhe käsitellään? Selvitä ilmoituskanava, korjauksen eteneminen ja se, miten muutos näkyy seuraavassa viennissä.
NordicContactsin vientikelpoiset sähköpostit on tarkistettu 91 päivän sisällä. Tarkistuksen kuvauksen löydät tiedon laadun tuloksista. Toimitettavalla kontaktilla on aina työsähköposti, puhelinnumero tai molemmat, ja voit edellyttää sähköpostia, puhelinta, jompaakumpaa tai molempia. Haun voi rajata vastuualueen ja organisaatiotason mukaan, ja uusia sekä päivittyneitä tietoja voi hakea valitulta ajanjaksolta, myös automaattisesti: kohdeyritysten viikoittainen seuranta.
Miten teet reilun rinnakkaisvertailun?
Kirjoita ensin molemmille palveluille yhteinen rajaus: maa, toimiala, yrityskoko, vastuualue, organisaatiotaso ja tarvittava yhteydenottokanava. Näin vertaat samaan tarpeeseen muodostettuja listoja.
Esimerkkiyritys käyttää molemmissa hauissa samoja suomalaisia teollisuusyrityksiä ja samoja taloushallinnon rooleja. Yritysten ja kontaktien määrät kirjataan erikseen: suuri kontaktimäärä ei yksin kerro yrityskattavuudesta eikä henkilön päätösvallasta.
Tee sitten vertailu käytännössä:
- Poimi molemmista lähteistä samalla tavalla muodostettu otos, älä vain valmiiksi tuttuja henkilöitä.
- Arvioi henkilön nykyinen yritys, roolin sopivuus ja vaaditun yhteydenottokanavan löytyminen.
- Merkitse epäselvät tapaukset erikseen, jotta oletus ei muutu vahingossa havainnoksi.
- Kirjaa korjaamiseen ja täydentämiseen käytetty aika.
- Laske käyttökelpoisten kontaktien kustannus sekä palvelumaksuineen että käsittelytyö mukaan lukien.
Pidä vertailuaineiston käyttö rajattuna ja huolehdi henkilötietojen käsittelyn perusteista, informoinnista sekä vastustamispyyntöjen käsittelystä.
Milloin palvelun vaihtaminen kannattaa?
Vaihto kannattaa, jos samalla kohderyhmärajauksella saat tarpeisiisi sopivampia yhteystietoja ja kokonaiskustannus pienenee riittävästi suhteessa vaihtotyöhön. Vertaa siis sopimusmaksun lisäksi korjaustyötä, tuonnin valmistelua ja tiimin opetteluun kuluvaa aikaa.
Jos nykyinen palvelu toimii hyvin mutta rajaukset ovat pielessä, korjaa ensin haku. Jos samoja vanhentuneita tietoja ja roolivirheitä löytyy toistuvasti eikä korjausmenettely ole selvä, rinnakkaistesti antaa päätökselle paremman pohjan kuin myyntiesitys.
Sopikaa myös, kuka tekee päätöksen ja milloin tulokset käydään läpi ennen sopimuksen uusimista.
Tee rinnakkaistesti ennen jatkopäätöstä: kuvaile nykyinen kohderyhmäsi omin sanoin ja katso yritysten ja kontaktien määrät maksutta ilman tiliä. Lataa sitten maksuttomalla kokeilulla kerran enintään 50 kontaktia samalla rajauksella ja vertaa niitä nykyiseen listaasi.