Excel-kontaktilista CRM:ään
NordicContacts lataa kontaktit Excel-tiedostona (.xlsx). Voit tuoda tiedoston CRM:si tiedostotuonnilla tai tallentaa siitä CSV-kopion, jos CRM sitä edellyttää. Aloita pienellä testillä ennen koko listan tuontia.
Ennen kuin aloitat
Tarvitset ladatun tiedoston ja oikeuden tuoda yhteystietoja CRM:ään. Varmista, että saat käsitellä tietoja suunnitellussa käyttötarkoituksessa. Tiedoston tuonti ei anna lupaa markkinointiin eikä muuta vastaanottajan aiempia kieltoja.
1. Lataa ja säilytä alkuperäinen
Kun vienti on valmis, lataa Excel-tiedosto valmistumissivulta tai oman tilisi tilauksista. Tee siitä työkopio. Avaa Contacts-välilehti ja säilytä ensimmäinen otsikkorivi. Tiedoston sarakeotsikot ovat englanniksi.
2. Tarkista kontaktit ja poissulut
Tarkista, että yritykset ja tehtävänimikkeet sopivat kohderyhmään. Vertaa listaa CRM:si nykyisiin kontakteihin, asiakkaisiin ja kieltolistoihin. Säilytä aiemmat markkinointikiellot. Älä päättele yrityksen nimeen perustuvan osuman olevan varmasti sama yritys.
3. Valitse XLSX tai CSV
Jos CRM hyväksyy XLSX-tiedoston, käytä alkuperäistä muotoa. Jos se vaatii CSV:n, tallenna Contacts-välilehden työkopio CSV UTF-8 -muodossa. Älä vain vaihda tiedoston päätettä. Tarkista tuonnin esikatselusta, että erotinmerkki jakaa sarakkeet oikein ja ä-, ö- ja å-kirjaimet säilyvät.
CSV säilyttää yhden taulukon arvot, ei Excelin muotoiluja tai useita välilehtiä. Käsittele puhelinnumerot ja postinumerot tekstinä, jotta plusmerkit ja alkunollat säilyvät. Tee muunnos omassa hyväksytyssä taulukkolaskentaohjelmassasi, älä julkisessa tiedostonmuuntimessa. Merkeillä =, +, -, @ tai alkuun sijoittuvalla sarkaimella/paluuvaunulla alkaviin arvoihin lisätään heittomerkki taulukkolaskentakaavojen estämiseksi. Tarkista tällaiset arvot ja kansainväliset puhelinnumerot CRM-tuonnin esikatselussa.
4. Kohdista sarakkeet CRM:n kenttiin
Valitse CRM:n tiedostotuonnissa henkilö- tai kontaktitietueet ja tarvittaessa yritystietueet. Kohdista sarakkeet alla olevan taulukon avulla. Tuo vain tarvitsemasi kentät. Älä kohdista yrityksen puhelinta tai osoitetta henkilön tietoihin.
Vientitiedoston sarakkeet ja ehdotettu kohdistus Sarake tiedostossa CRM-kenttä First Name Henkilön etunimi Last Name Henkilön sukunimi Title Henkilön tehtävänimike Email Henkilön työsähköposti Phone Henkilön puhelinnumero, tekstinä Company Yrityksen nimi; tarkista henkilöliitos Company Phone Yrityksen puhelinnumero, ei henkilön numero Company Address Yrityksen osoite Company ZIP Yrityksen postinumero, tekstinä Country Yrityksen maa Region Yrityksen alue City Yrityksen kaupunki Website Yrityksen verkkosivu; tarkista vastaavuus Industry Yrityksen toimiala Webshop status Verkkokaupan tunnistustila; valinnainen yrityskenttä Webshop platform Verkkokauppa-alusta; valinnainen yrityskenttä Target market Kohdemarkkina; valinnainen yrityskenttä Turnover (k€) Liikevaihto, tuhatta euroa; muunna yksikkö tarvittaessa Profit (k€) Tulos, tuhatta euroa; muunna yksikkö tarvittaessa Personnel Yrityksen henkilöstömäärä Business ID Yrityksen Y-tunnus; kohdista ulkoisen tunnisteen kenttään Country code Yrityksen maakoodi (ISO 3166-1 alpha-2) NordicContacts person ID NordicContacts-henkilötunnus; säilytä ulkoisena viitteenä NordicContacts company ID NordicContacts-yritystunnus; säilytä ulkoisena viitteenä CRM:n kenttien nimet vaihtelevat. Tyhjä kenttä tarkoittaa puuttuvaa tietoa, ei nollaa eikä lupaa korvata nykyistä tietoa tyhjällä. Liikevaihto ja tulos ovat tuhansia euroja (k€): esimerkiksi 1500 tarkoittaa 1 500 000 euroa.
Salesforce, Dynamics 365 ja Zoho käyttävät manuaalista CSV-tuontia, eivät natiivia liitintä. Määritä kunkin CRM:n omassa tuontitoiminnossa tarvittavat Contact- ja Account-kentät sekä niiden suhteet; vaatimukset vaihtelevat organisaatioittain. Varmista pakolliset kentät CRM:n pääkäyttäjältä. Tuonti ei anna markkinointisuostumusta eikä oikeuta kampanjoihin.
5. Tuo ensin 5–10 kontaktin testi
Valitse tuonnin kaksoiskappale- ja päivitysasetukset tietoisesti. Sähköpostiosoite voi auttaa kontaktien yhdistämisessä, mutta se ei ole varma yksilöivä tunniste kaikissa tilanteissa. Tarkista testistä nimet, puhelinnumerot, yritysliitokset, ääkköset ja nykyisten tietojen säilyminen. Poista käytöstä tuonnista käynnistyvät automaattiviestit testin ajaksi.
6. Tuo loput ja tarkista tulos
Kun testi toimii, tuo loput samoilla tarkistetuilla asetuksilla. Jätä testissä jo tuodut rivit pois tai käytä CRM:n tarkistettua päivitystoimintoa. Tarkista uusien, päivitettyjen ja hylättyjen tietueiden määrät sekä virheraportti. Älä tuo koko tiedostoa uudelleen sokkona.
Jos tuonti ei onnistu
Kaikki tiedot näkyvät yhdessä sarakkeessa
Valitse CSV-tuonnissa tiedostoa vastaava erotinmerkki, yleensä pilkku tai puolipiste. Varmista esikatselusta, että otsikot ovat omissa sarakkeissaan.
Ääkköset, plusmerkit tai alkunollat muuttuvat
Palaa alkuperäiseen XLSX-tiedostoon. Valitse UTF-8-merkistö ja käsittele puhelin- sekä postinumerosarakkeet tekstinä ennen uutta tallennusta. Älä yritä korjata puuttuvia numeroita arvaamalla.
CRM tekee tuplakontakteja tai vääriä yritysliitoksia
Keskeytä jatkotuonti ja tarkista CRM:n tunnistus- ja yhdistämissäännöt. Vientitiedoston NordicContacts-tunnisteet ja Y-tunnus yksilöivät lähderivimme, eivät CRM:si olemassa olevia tietueita; kohdista ne ulkoisen tunnisteen kenttiin, jos CRM tukee niitä. Yrityksen nimi tai verkkosivu ei yksin takaa oikeaa osumaa. Pyydä tarvittaessa CRM:n pääkäyttäjää tarkistamaan kohdistus.
Pipedrive, HubSpot ja muut CRM:t käyttävät omia tuontikenttiään ja sääntöjään. Tarkista oman CRM:si ajantasainen ohje ja testaa tiedostomuoto ennen koko tuontia. Tämä opas ei määritä automaattista synkronointia.
Tarvitsetko apua tiedoston kanssa?
Kerro, mitä CRM:ää käytät ja mikä sarake tai vaihe aiheuttaa ongelman. Älä lähetä koko kontaktilistaa tavallisella sähköpostilla; kuvaile ongelma tai käytä henkilötiedot peittävää esimerkkiä.