Excel-kontaktlista till CRM
NordicContacts laddar ned kontakterna som en Excel-fil (.xlsx). Importera filen med CRM-systemets filimport eller spara en CSV-kopia om ditt CRM kräver det. Börja med ett litet test innan du importerar hela listan.
Innan du börjar
Du behöver den nedladdade filen och behörighet att importera kontakter till ditt CRM. Kontrollera att du får behandla uppgifterna för det avsedda ändamålet. Filimport ger inte tillstånd till marknadsföring och ändrar inte tidigare invändningar från mottagaren.
1. Ladda ned och behåll originalet
När exporten är klar laddar du ned Excel-filen från bekräftelsesidan eller beställningarna på ditt konto. Gör en arbetskopia. Öppna bladet Contacts och behåll den första rubrikraden. Kolumnrubrikerna i filen är på engelska.
2. Kontrollera kontakter och undantag
Kontrollera att företagen och befattningarna passar målgruppen. Jämför listan med befintliga kontakter, kunder och spärrlistor i ditt CRM. Bevara tidigare marknadsföringsinvändningar. Utgå inte från att ett matchande företagsnamn säkert avser samma företag.
3. Välj XLSX eller CSV
Om ditt CRM accepterar XLSX använder du det ursprungliga formatet. Om CSV krävs sparar du arbetskopian av Contacts-bladet som CSV UTF-8. Byt inte bara filändelsen. Kontrollera i importens förhandsgranskning att avgränsaren delar upp kolumnerna rätt och att ä, ö och å visas korrekt.
CSV bevarar värdena från ett blad, inte Excels formatering eller flera blad. Behandla telefonnummer och postnummer som text så att plustecken och inledande nollor bevaras. Konvertera i ditt godkända kalkylprogram, inte med en offentlig filkonverterare. Värden som börjar med =, +, -, @ eller en inledande tab/CR får ett apostroftecken för att förhindra kalkylbladsformler. Granska dessa värden och internationella telefonnummer i CRM-importens förhandsgranskning.
4. Matcha kolumnerna med CRM-fälten
Välj person- eller kontaktposter och vid behov företagsposter i CRM-systemets filimport. Matcha kolumnerna med hjälp av tabellen nedan. Importera bara de fält du behöver. Koppla inte företagets telefonnummer eller adress till personens uppgifter.
Exportfilens kolumner och föreslagen mappning Kolumn i filen CRM-fält First Name Personens förnamn Last Name Personens efternamn Title Personens befattning Email Personens jobbmejl Phone Personens telefonnummer, som text Company Företagsnamn; kontrollera personkopplingen Company Phone Företagets telefonnummer, inte personens Company Address Företagets adress Company ZIP Företagets postnummer, som text Country Företagets land Region Företagets region City Företagets stad Website Företagets webbplats; kontrollera matchningen Industry Företagets bransch Webshop status Identifieringsstatus för webbutik; valfritt företagsfält Webshop platform E-handelsplattform; valfritt företagsfält Target market Målmarknad; valfritt företagsfält Turnover (k€) Omsättning, tusen euro; konvertera enheten vid behov Profit (k€) Resultat, tusen euro; konvertera enheten vid behov Personnel Företagets antal anställda Business ID Företagets registreringsnummer; mappa till ett externt ID-fält Country code Företagets landskod (ISO 3166-1 alpha-2) NordicContacts person ID NordicContacts person-ID; behåll som extern referens NordicContacts company ID NordicContacts företags-ID; behåll som extern referens CRM-fältens namn varierar. Ett tomt fält betyder att uppgiften saknas, inte noll eller att ett befintligt värde ska raderas. Omsättning och resultat anges i tusen euro (k€): 1500 betyder till exempel 1 500 000 euro.
Salesforce, Dynamics 365 och Zoho använder manuell CSV-import, inte en inbyggd anslutning. Ställ in obligatoriska Contact- och Account-fält samt relationer i respektive CRM:s importguide; kraven varierar mellan organisationer. Kontrollera obligatoriska fält med CRM-administratören. Importen ger inte marknadsföringssamtycke eller tillstånd att skicka kampanjer.
5. Importera först 5–10 testkontakter
Välj inställningar för dubbletter och uppdateringar med omsorg. En e-postadress kan hjälpa till att matcha kontakter men är inte alltid en säker unik identifierare. Kontrollera namn, telefonnummer, företagskopplingar, specialtecken och att befintliga uppgifter bevaras. Stäng av automatiska meddelanden som utlöses av importen under testet.
6. Importera resten och kontrollera resultatet
När testet fungerar importerar du resten med samma kontrollerade inställningar. Utelämna redan importerade testrader eller använd CRM-systemets kontrollerade uppdateringsfunktion. Kontrollera antalet nya, uppdaterade och avvisade poster samt felrapporten. Importera inte hela filen igen utan att granska resultatet.
Om importen inte fungerar
Alla uppgifter visas i en kolumn
Välj den avgränsare som motsvarar CSV-filen, oftast komma eller semikolon. Kontrollera i förhandsgranskningen att rubrikerna hamnar i separata kolumner.
Specialtecken, plustecken eller inledande nollor ändras
Gå tillbaka till den ursprungliga XLSX-filen. Välj UTF-8 och behandla telefon- och postnummerkolumner som text innan du sparar igen. Försök inte återskapa saknade siffror genom att gissa.
CRM skapar dubbletter eller felaktiga företagskopplingar
Pausa fortsatt import och kontrollera CRM-systemets regler för identifiering och matchning. Exportfilens NordicContacts-ID:n och företags-ID identifierar våra källrader, inte befintliga CRM-poster; mappa dem till fält för externa ID:n om CRM-systemet stöder det. Företagsnamnet eller webbplatsen garanterar inte ensamt rätt matchning. Be vid behov CRM-administratören kontrollera mappningen.
Pipedrive, HubSpot och andra CRM-system har egna importfält och regler. Kontrollera den aktuella guiden för ditt CRM och testa filformatet före full import. Den här guiden ställer inte in automatisk synkronisering.
Behöver du hjälp med filen?
Berätta vilket CRM du använder och vilken kolumn eller vilket steg som orsakar problemet. Skicka inte hela kontaktlistan med vanlig e-post; beskriv problemet eller använd ett exempel där personuppgifterna är maskerade.