Vad kostar inaktuella kontaktuppgifter er försäljning?

Kort sagt: Inaktuella kontaktuppgifter kostar försäljningen onödiga kontaktförsök, manuella rättningar och förlorad arbetstid. Innan du förlänger avtalet med en kontaktuppgiftstjänst bör du skilja mellan inaktuella uppgifter, fel roller och saknade uppgifter samt räkna ut merarbetet utifrån ditt eget material.

Jämför med din nuvarande lista: beskriv din målgrupp med egna ord och se hur många företag och kontakter som matchar samma urval. Ett konto behövs först när du vill ladda ner uppgifterna.

Var uppstår kostnaden för bristande datakvalitet?

Fakturan för kontaktuppgiftstjänsten syns i bokföringen. Kostnaden för bristfälliga uppgifter är däremot utspridd över säljarnas kalendrar, marknadsavdelningens utredningsarbete och köerna med rättningar i CRM-systemet. Därför kan ett avtal som verkar billigt bli dyrt, även om det är enkelt att ladda ner uppgifterna.

Vi använder ett fiktivt exempel genom hela artikeln: ett företag med 50 anställda som utvecklar programvara för ekonomiadministration vill nå ekonomidirektörer och ekonomichefer på industriföretag med verksamhet i Finland och 20–100 anställda. Företaget använder redan en kontaktuppgiftstjänst vars avtal snart löper ut.

Företaget bör dela in de upptäckta problemen i tre grupper:

Läs mer om att identifiera roller i guiden till beslutsfattare.

Kom överens om godkännandekriterierna före granskningen. Annars kan marknadsavdelningen tycka att en post är i sin ordning medan säljarna anser att den är oanvändbar.

Hur räknar du om onödigt arbete till euro?

Börja med en enkel beräkning. Skilj datafel från uteblivna svar: att du inte får tag på en person betyder inte i sig att kontaktuppgifterna är inaktuella.

Anta att exempelföretagets lista innehåller 1 000 kontakter. Av dem visar sig 15 % vara oanvändbara, och varje sådan kontakt får tre onödiga kontaktförsök. Varje försök tar fem minuter inklusive förberedelser och dokumentation.

Formeln är alltså: antal kontakter × andel oanvändbara kontakter × antal onödiga försök × minuter per försök. Dela resultatet med 60 och multiplicera med timkostnaden i din organisation.

Siffrorna är exempel: ersätt dem med dina egna observationer. Exemplets 1 875 euro avser bara arbetstiden för onödiga försök, inte sökandet efter ersättande personer, rättningar i CRM-systemet eller värdet av förlorade affärer.

Vilka kostnader hamnar lätt utanför rapporterna?

• Studsande mejl och avsändarrykte. Studsande mejl leder till arbete med att utreda adresser, hantera borttagningar och leta efter nya kontakter. Utskick till felaktiga adresser kan också försämra avsändarryktet. Skilj på orsakerna till studsarna: en full inkorg och en adress som inte finns är olika problem.
• Fel i CRM-systemet. En inaktuell arbetsgivare, fel befattning eller en dubblett kan göra att kontakten tilldelas fel säljare. Kontrollera vilket fält som används för att identifiera personen och vad som uppdateras vid importen. Guiden till CRM-import hjälper dig att granska det här arbetsmomentet.
• Missvisande kampanjresultat. Få svar på ett meddelande som skickats till fel personer kan tolkas som ett problem med erbjudandet. Rapportera målgruppsmatchning, fungerande kontaktuppgifter och kampanjresultat separat, så att du åtgärdar rätt sak.

Vad bör du fråga din nuvarande leverantör av kontaktuppgifter?

Be om skriftliga svar innan du förlänger avtalet. En allmän beskrivning av hur databasen uppdateras säger inte hur det ligger till med en enskild kontakt.

• När kontrollerades uppgifterna? Fråga separat om e-postadress, telefonnummer, arbetsgivare och befattning. Ta reda på om datumet avser en kontroll eller bara en ändring av posten.
• Hur definieras ansvarsområde och organisationsnivå? Räcker befattningen, eller går det att avgränsa sökningen till exempelvis ekonomiadministration och chefsnivå? Be att få se hur avgränsningen fungerar för din egen målgrupp.
• Går det att välja krav på kontaktuppgifter? Kan du få enbart kontakter med e-postadress, enbart kontakter med telefonnummer, kontakter med minst en av dessa eller kontakter med båda?
• Hur hittar du nya och uppdaterade uppgifter? Går det att följa förändringar i en tidigare sökning, och hur skiljer du en ny person från en rättad post?
• Hur hanteras fel? Ta reda på hur du anmäler fel, hur rättningen hanteras och hur ändringen syns i nästa export.

NordicContacts e-postadresser som kan exporteras har kontrollerats inom de senaste 91 dagarna. En beskrivning av kontrollen finns under resultat för datakvalitet. Varje levererad kontakt har alltid en e-postadress till arbetet, ett telefonnummer eller båda, och du kan ställa krav på e-post, telefon, minst en av dem eller båda. Sökningen kan avgränsas efter ansvarsområde och organisationsnivå, och nya och uppdaterade uppgifter kan sökas fram för en vald tidsperiod, även automatiskt: följ målföretagen varje vecka.

Hur gör du en rättvis jämförelse sida vid sida?

Skriv först ner ett gemensamt urval för båda tjänsterna: land, bransch, företagsstorlek, ansvarsområde, organisationsnivå och den kontaktkanal som behövs. Då jämför du listor som tagits fram för samma behov.

Exempelföretaget använder samma finländska industriföretag och samma roller inom ekonomiadministration i båda sökningarna. Antalet företag och antalet kontakter noteras separat: ett stort antal kontakter säger inte i sig något om täckningen av företag eller personernas beslutsmandat.

Gör sedan jämförelsen i praktiken:

1. Ta ett urval från båda källorna enligt samma metod, inte bara personer du redan känner till.
2. Bedöm personens nuvarande företag, om rollen passar och om den kontaktkanal som krävs finns.
3. Markera oklara fall separat, så att antaganden inte av misstag blir observationer.
4. Anteckna tiden som går åt till att rätta och komplettera uppgifterna.
5. Beräkna kostnaden för användbara kontakter med både tjänsteavgifter och bearbetningsarbete inräknade.

Begränsa användningen av jämförelsematerialet och se till att det finns en grund för behandlingen av personuppgifter, att berörda personer informeras och att invändningar hanteras.

När lönar det sig att byta tjänst?

Ett byte lönar sig om du med samma målgruppsurval får kontaktuppgifter som passar dina behov bättre och totalkostnaden minskar tillräckligt i förhållande till arbetet med bytet. Jämför därför inte bara avtalsavgiften, utan även rättningsarbetet, förberedelserna inför import och tiden det tar för teamet att lära sig den nya tjänsten.

Om den nuvarande tjänsten fungerar bra men avgränsningarna är fel, justera sökningen först. Om samma inaktuella uppgifter och felaktiga roller återkommer och det saknas en tydlig rättningsprocess, ger ett parallellt test ett bättre beslutsunderlag än en säljpresentation.

Kom också överens om vem som fattar beslutet och när ni ska gå igenom resultaten innan avtalet förnyas.

Gör ett parallellt test innan du bestämmer dig för att förlänga: beskriv din nuvarande målgrupp med egna ord och se antalet företag och kontakter kostnadsfritt utan konto. Ladda sedan ner upp till 50 kontakter vid ett tillfälle med den kostnadsfria provperioden, med samma urval, och jämför dem med din nuvarande lista.